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Día Mundial de la Trombosis - 13 de Octubre

9. De la Comisión de Control (Auditoría)

Todas las partidas económicas, tanto de ingresos como de gastos, manejadas en la organización del Congreso, deben ser públicas, debiendo las sociedades informar a sus socios de los resultados del Congreso.

Será el Comité Gestor el que actúe en todo momento como auditor de la gestión económica del Congreso. Dicho Comité Gestor deberá estar informado puntualmente de la situación de ingresos y gastos, así como del balance existente.

La Empresa Organizadora informará periódicamente al Comité Gestor sobre el balance de ingresos y gastos actualizado hasta ese momento, y dicho Comité deberá dar su aprobación al mismo o plantear las objeciones que considere pertinentes.

Una vez finalizado el Congreso, en un plazo máximo de tres meses a partir del día de la clausura, la Empresa Organizadora deberá reunirse con el Comité Gestor al que enviará 15 días antes, el informe del balance económico completo para su valoración y aprobación en la citada reunión. A esta reunión del Comité Gestor deberán asistir los cargos que hayan formado parte del mismo a lo largo de todo el proceso de organización del Congreso, aunque, por razón de elecciones, hayan cesado en sus puestos en las respectivas Juntas Directivas de ambas Sociedades. Una vez aprobadas en dicha reunión, dicha aprobación deberá ser ratificada por las Juntas Directivas de ambas sociedades en un plazo máximo de tres meses desde la fecha de aprobación por el Comité Gestor. De esta manera, en un plazo máximo de seis meses, desde el día de la clausura del Congreso, las cuentas quedarán definitivamente aprobadas. En caso de que exista algún tipo de discrepancia entre el Comité Gestor o las Juntas Directivas con la empresa organizadora, respecto al balance definitivo de cuentas, se realizará una reunión conjunta del pleno de las Juntas Directivas de ambas Sociedades para adoptar las decisiones pertinentes.

De forma sistemática se procederá a realizar una auditoria de control por parte de una empresa externa. Con la finalidad de acelerar al máximo el proceso de cierre de los Congresos, el balance final de cierre se expresará en el formato recomendado por la empresa auditora. Si es posible, dicha empresa externa participará en la gestión inicial de los presupuestos del Congreso.

La aprobación de cuentas debe ser firmada por todos los miembros del Comité Gestor.

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