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Día Mundial de la Trombosis - 13 de Octubre

3. Órganos rectores

El máximo órgano rector del Congreso Anual conjunto de la AEHH y la SETH lo constituye el pleno de las Juntas Directivas de ambas Sociedades. Son ambas Juntas Directivas las que, de forma mancomunada, asumen la responsabilidad total y máxima de la organización, funcionamiento y resultados de dicho Congreso. Dichas Juntas, para el trabajo diario de organización, delegan en una serie de órganos que se ocupan de los diferentes aspectos organizativos.

Estos órganos estarán constituidos por el Comité Gestor, el Comité Científico y el Comité Organizador Local. Todos sus componentes deberán ser miembros de la AEHH o de la SETH. Deberán ser nombrados con un mínimo de 16 meses de antelación a la fecha de celebración del Congreso.

Existirá un Comité de Selección de comunicaciones cuya normativa de funcionamiento se detalla en este mismo documento.

3.1 COMITÉ GESTOR

A fin de agilizar la toma de decisiones, se creará un Comité Gestor del Congreso que estará formado por:

  • Presidente, Secretario y Tesorero de ambas Sociedades
  • Presidente y Vicepresidente del Comité Local
  • Presidente y Vicepresidente del Comité Científico
  • Representante de la Empresa Organizadora

Actuará como Presidente de este Comité Gestor el Presidente de la AEHH. Este Comité utilizará de preferencia el correo electrónico para tomar decisiones. Se reunirá cuando haya problemas que exigiesen una reunión presencial.

El objetivo de este Comité será elaborar al máximo todas las propuestas antes de ser elevadas a las diferentes Juntas y Comités, y aprobar de manera definitiva todas las decisiones que sean tomadas respecto a la organización científica, económica o de cualquier otro tipo que afecten al Congreso. Las decisiones de este Comité no podrán ser revocadas salvo por acuerdo tomado en reunión conjunta del pleno de las Juntas Directivas de ambas Sociedades.

3.2 COMITÉ CIENTÍFICO

3.2.1 Estructura

Se articulará en un Comité científico AEHH (presidido por el que será presidente del Comité Científico del Congreso) y un Comité científico SETH (presidido por el que será el vicepresidente del Comité Científico del Congreso) que actuarán conjuntamente y constituirán el Comité Científico del Congreso.

El Comité Científico del Congreso estará constituido por un presidente, un vicepresidente y un total de 18 vocales, que deben de ser socios al corriente de pago de la sociedad respectiva, correspondiendo un 70% (14 miembros incluyendo al presidente) a la AEHH y un 30% (6 miembros incluyendo al vicepresidente) a la SETH. Se incluirán además, también como vocales, a los dos coordinadores del programa educacional.

  • Presidente: Nombrado por la AEHH
  • Vicepresidente: Nombrado por la SETH. Será el presidente del Comité científico SETH, y actuará como vicepresidente en el Comité Científico del Congreso.
  • Vocales, en número de trece nombrados por la AEHH
  • Vocales, en número de cinco nombrados por la SETH

3.2.2 Metodología para la elección del Comité científico

3.2.2.1. Presidente:

Será designado por la junta directiva de la AEHH.

3.2.2.2. Vicepresidente:

Será designado por la junta directiva de la SETH

3.2.2.3. Vocales designados por la AEHH:

Serán nombrados por la junta directiva, a propuesta del Presidente del Comité Científico. Los vocales serán personas de reconocido prestigio en su área de capacitación específica, que conozcan profundamente ésta y que tengan capacidad de prever las tendencias científicas en el seno de la especialidad.

Se ajustarán de forma general a la siguiente distribución:

  • Vocal 1: Área de Serie Roja
  • Vocal 2: Área de Transplante
  • Vocal 3: Área de Leucemias Agudas
  • Vocal 4: Área de Síndromes Mieloproliferativos
  • Vocal 5: Área de Síndromes Linfoproliferativos
  • Vocal 6: Área de Mielodisplasias
  • Vocal 7: Área de Gammapatías monoclonales
  • Vocal 8: Área de Laboratorio Básico
  • Vocal 9: Área de Citología y Citometría
  • Vocal 10: Área de Laboratorio Especializado: Citogenética y Biología Molecular
  • Vocal 11: Área de Banco de Sangre y Hemoterapia
  • Vocal 12: Área de Hospitales comarcales y Hematología General
  • Vocal 13: Área de Gestión y Miscelánea

3.2.2.4. Vocales designados por la SETH:

Serán nombrados por la junta directiva de la SETH para cubrir las distintas áreas de conocimiento. Se ajustarán de forma general a la siguiente distribución:

  • Vocal 1: Área de Coagulopatías Hemorrágicas Congénitas y Adquiridas
  • Vocal 2: Área de Trombosis
  • Vocal 3: Área de Tratamiento antitrombótico
  • Vocal 4: Área de Biología plaquetaria y endotelial
  • Vocal 5: Área de Laboratorio

3.2.2.5. Programa Educacional:

Los coordinadores, en número de dos (uno por parte de la AEHH y uno por parte de la SETH), serán nombrados por los Comités Científicos AEHH y SETH, a propuesta del presidente y vicepresidente del Comité científico, respectivamente y participaran en el Comité científico como vocales. El contenido final del programa educacional será consensuado en el Comité científico.

3.2.2.6. La comunicación a los socios propuestos para formar parte del Comité científico la realizarán a través de la Secretaría Técnica del congreso, el Presidente del Comité Científico en nombre de la AEHH y el Vicepresidente del Comité Científico en nombre de la SETH.

3.2.3. Funciones del Comité científico.

3.2.3.1. Organizar las actividades científicas del Congreso

3.2.3.2. Analizar la mejor distribución horaria de las actividades científicas

3.2.3.3. Asegurar la calidad y relevancia científica del Congreso

3.2.3.4. Facilitar los contactos de la organización con los posibles patrocinadores de la industria.

3.2.3.5. Acudir a las reuniones programadas con los gabinetes de prensa en el día y hora asignados

3.2.4. Cronología de trabajo recomendada para iniciarlo en el año anterior al del Congreso:

  • Enero-Febrero: propuesta de miembros del Comité científico.
  • Marzo: ratificación composición del Comité científico.
  • Abril: carta a los miembros del Comité científico. Invitación y solicitud de temas para simposia y coordinadores (Gestión a realizar por correo electrónico).
  • Mayo: elaboración del listado de temas a desarrollar en el Congreso. Votación por correo electrónico de los temas.
    • Finales Mayo: Definición de simposios, foros y coordinadores. Elaboración de un primer listado de posibles patrocinadores.
    • Mayo: envío de carta a coordinadores de los simposia y del programa educacional.
  • Junio: respuesta de los coordinadores sobre contenido de los simposia, foros y programa educacional.
    • Finales Junio: programa preliminar. Últimas modificaciones. Envío de cartas a los ponentes. Previo al envío de las cartas a los ponentes se presentará el programa científico a las juntas directivas para su ratificación.
  • Julio: preparación programa que se distribuirá en el Congreso.
  • 15 Diciembre: envío del programa presentado en el Congreso nacional junto a una felicitación navideña. Preparación de segundo programa. Se debe disponer del texto definitivo del mismo antes del 15 de diciembre.
  • 20 de Febrero: envío del programa definitivo a todos los socios.
  • 10 de Mayo: envío de carta recordatoria de la fechas límite para envío de comunicaciones.

3.2.5 Los coordinadores de los simposios

Una vez elegidos los temas que serán objeto de desarrollo durante el Congreso, se nombraran los coordinadores de cada uno de los simposia. Estos serán elegidos de acuerdo con sus méritos científicos en relación al tema que deben desarrollar. Sería aconsejable que uno de los coordinadores de cada simposium sea un miembro de Comité científico.

Los coordinadores deberán atenerse a las siguientes normas:

  • Elegir e invitar a los ponentes más adecuados para su simposium
  • Proponer los nombres de los mismos y los temas a desarrollar dentro del simposium ajustándose a los periodos de tiempo marcados por el Comité científico.
  • Al invitar a sus ponentes les han de indicar que:
    • La organización se encargará del viaje y estancia del ponente y un acompañante durante los días de Congreso, los cuales estarán invitados a todos los actos sociales incluyendo la cena oficial de ponentes que se realiza el día anterior al inicio del Congreso.
    • A los ponentes extranjeros, como norma general, se les facilitará el viaje en avión en clase turista para una sola persona. En casos especiales el Comité Gestor puede autorizar otro plan de viaje.
    • Deben entregar la ponencia por escrito en la fecha indicada por el Comité
    • Deben corregir las pruebas de imprenta del documento del que sean autores y que será publicado en el Congreso
  • El coordinador deberá efectuar un resumen del simposio que también será publicado en la revista oficial del Congreso
  • Los coordinadores deberán atender de forma adecuada a sus invitados. La organización del Congreso solo financiará actos extra no contemplados en el programa oficial del Congreso de modo excepcional y previa autorización expresa del Comité Gestor.
  • Los simposia oficiales podrán incluir comunicaciones orales seleccionadas entre las mejores presentadas al Congreso y que tengan relación con la temática del mismo.

La primera invitación puede hacerse por correo electrónico o telefónicamente, pero a efectos organizativos debe enviarse una carta oficial desde la Secretaría Técnica del congreso, firmada por el presidente y el vicepresidente del Comité científico, en la que se invita a los ponentes y se les solicita la confirmación de su asistencia por escrito.

3.2.6. Lecciones commemotrativas

Los ponentes que impartirán la Lección Conmemorativa ‘Antonio Raichs’ de la AEHH y la Lección Conmemorativa ‘Ricardo Castillo’ de la SETH serán nombrados por los Comités Científicos AEHH y SETH, a propuesta del presidente y del vicepresidente del comité científico del congreso, respectivamente. Serán ratificados posteriormente por el comité gestor y las respectivas Juntas.

3.2.7. De la venta de los simposios oficiales

El Presidente y el Vicepresidente del Comité Científico deberán informar a los coordinadores de los simposia oficiales de la necesidad de contribuir de forma activa en obtener financiación para el Congreso, para lo que se establecerá la siguiente cronología:

  • El presidente y el Vicepresidente del Comité científico informarán a los coordinadores de los Simposia oficiales y consultarán con ellos los posibles patrocinadores.
  • El presidente y el vicepresidente del Comité científico informarán de los posibles patrocinadores a la empresa organizadora.
  • La empresa organizadora contactará con los laboratorios correspondientes y concretará la venta del simposium.

3.2.8. El presidente y el vicepresidente del Comité científico del Congreso

El presidente y el vicepresidente del Comité científico estarán encargados de coordinar la actividad científica de sus sociedades respectivas, analizarán las agendas y coordinarán los horarios de tal manera que puedan realizarse todas las actividades previstas.

Además, en coordinación con la empresa de organización de Congresos, se encargarán de la gestión de los Simposia Satélites en los temas correspondientes a su sociedad.

Acudirán conjuntamente a todos los actos de representación en que sea necesaria su presencia como son:

  • Presentación del Congreso a la industria (en el curso del Congreso previo)
  • Rueda de Prensa
  • Cena de bienvenida de Ponentes
  • Acto inaugural
  • Lección Conmemorativa ‘Antonio Raichs’
  • Lección Conmemorativa ‘Ricardo Castillo’
  • Sesión Plenaria
  • Cena de clausura

El presidente y el vicepresidente del Comité Científico elaborarán el listado de moderadores de las mesas de comunicaciones orales. Es conveniente que uno de los dos moderadores de cada mesa tenga su lugar de trabajo en la comunidad autónoma donde se realiza el Congreso.

3.2.9. Simposia satélites

El presidente y vicepresidente del Comité científico, junto con el presidente y vicepresidente del Comité local y los representantes de la empresa organizadora, calcularán el número posible de simposia satélites que se pueden desarrollar. Este número nunca deberá entorpecer el normal funcionamiento del resto de las actividades del Congreso.

La aceptación de un simposium satélite es responsabilidad del presidente y del vicepresidente del Comité científico, actuando en nombre y representación de las sociedades. Así la aceptación de los simposia satélites de la AEHH corresponde al presidente del Comité científico y la de los de la SETH corresponde al vicepresidente del Comité científico, actuando ambos de mutuo acuerdo para no sobrepasar el número máximo acordado de simposia satélites. La aceptación de los simposia satélite tendrá en cuenta:

  1. El orden de solicitud formal a la empresa organizadora,
  2. La temática, para evitar repeticiones

Los simposia satélites se podrán publicar en suplementos especiales del Congreso, que serán sufragados por las empresas que los patrocinen.

El precio por simposium será propuesto por la empresa organizadora

No se autorizará ningún simposium que no cumpla la normativa descrita

3.3. COMITÉ ORGANIZADOR LOCAL

3.3.1 Formación

Estará constituido por:

  1. Presidente: nombrado por la AEHH
  2. Vicepresidente: nombrado por la SETH.
  3. El resto de los miembros de este Comité se encontrarán distribuidos en una proporción del 75% de representantes de la AEHH, nombrados por el Presidente, y un 25% de representantes de la SETH, nombrados por el Vicepresidente. Es recomendable que el número de miembros del Comité Organizador Local no sea superior a veinte.

Es recomendable que el número de miembros del Comité Organizador Local no sea superior a veinte.

3.3.2 Comité operativo local

Para una mayor operatividad el Comité Organizador Local deberá crear un Comité Operativo Local formado por un máximo de 8 personas, 6 de la AEHH y 2 de la SETH, que se encargarán del seguimiento de las actividades.

Es preceptivo que a las reuniones de este Comité Operativo Local asista un representante de la empresa organizadora y sería conveniente que, con una cierta periodicidad, o siempre que lo solicite el Presidente del Comité Organizador Local, asistiesen también a las reuniones de este Comité un representante de cada una de las Juntas Directivas de la AEHH y de la SETH.

3.3.3. Funciones del Comité Organizador Local

Las funciones del Comité Organizador Local serán básicamente de tipo logístico dado su conocimiento de la zona:

3.3.3.1. Propuesta de locales para sede del Congreso, exposición comercial, cafés, comidas y cenas de trabajo, de ponentes y de clausura.

3.3.3.2. Propuesta de la manutención (proveedores de comidas, cenas, cafés y cena de clausura) y del programa social (actividades culturales, acto inaugural, acto de clausura)

3.3.3.3. Propuesta de Comité de Honor

3.3.3.4. Propuesta de agencia de viajes que deberá consensuarse con la empresa organizadora

3.3.3.5. Propuesta de proveedores para los diferentes servicios

3.3.3.6. Coordinación con los medios de comunicación

3.3.3.7. Solicitud de ayudas a las empresas e instituciones de su área

3.3.3.8. Elección de logotipos, pósters de presentación y publicidad del Congreso.

3.3.3.9. Presentación del Congreso en la reunión anual de las sociedades del año previo.

3.3.3.10. Carteras, regalos a asistentes, regalos a ponentes

En ningún caso el Comité Organizador Local debe contratar, de forma definitiva, ningún servicio con ninguna empresa sin que sea consensuado con la empresa encargada de la organización del Congreso y con el Comité Gestor. Únicamente podrá realizar relaciones contractuales firmes la empresa organizadora. Sin embargo, tanto el Comité Organizador Local como el Comité Operativo Local están autorizados a realizar todo tipo de gestiones, entendiendo que la decisión final queda siempre pendiente de su aprobación definitiva por la Empresa Organizadora y el Comité Gestor. La firma de contratos la realizará la Empresa Organizadora.

3.3.4. Presidente/Vicepresidente del Comité Organizador Local

Las funciones específicas del Presidente/Vicepresidente del Comité Organizador Local serán:

3.3.4.1. Asistir a todas las reuniones dedicadas a la organización del Congreso 3.3.4.2. Facilitar las relaciones entre las autoridades locales y los responsables de la organización e infraestructura.

3.3.4.3. Buscar las ayudas económicas y de cualquier otro tipo que puedan mejorar la calidad del Congreso en coordinación con la empresa organizadora.

3.3.4.4. Asistir conjuntamente a todos los actos protocolarios del Congreso, que son los mismos detallados para el presidente y vicepresidente del Comité Científico.

3.3.4.5. Coordinar todas las funciones del Comité Organizador Local.

3.3.4.6. Coordinar la búsqueda de recursos económicos para la organización del Congreso de acuerdo con la Empresa Organizadora y el Comité Gestor.

De cada reunión del Comité Organizador Local o del Comité Operativo Local se realizará un acta que deberá ser remitida al Comité Gestor.

3.3.5. Gastos generados por el Comité local

Para los gastos del Comité Organizador Local se dispondrá de un presupuesto cuya cuantía será fijada por el Comité Gestor. Los gastos generados contra dicho presupuesto deben ser convenientemente justificados.

Los aspectos relacionados con la difusión del Congreso serán competencia de la empresa organizadora, siendo su obligación consensuarlos con el Comité Organizador Local, el Comité Científico y el Comité Gestor. Estos Comités y las Juntas Directivas de ambas Sociedades podrán promover dicha difusión en el ámbito y de la manera que consideren oportuna.

El comité organizador local tiene derecho a un total de 8 inscripciones gratuitas que deberán ser distribuidas por su presidente y vicepresidente en la proporción de 75% AEHH - 25% SETH.

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